一、申請資助流程

1.申請人于每月第一周或第三周到學院辦理申請手續(xù)（須開會前2-3個月申報），須提交如下材料：

（1）《山東大學資助研究生參加國際學術(shù)會議（境外）申請表》；

（2）會議主辦方出具的正式邀請函錄用通知、論文錄用類別（ORAL或POSTER）證明（請附正式證明函件有官方簽名或大會正式program），邀請函需提供導(dǎo)師簽名的中文翻譯件；

（3）提交導(dǎo)師審核簽字論文原稿，格式按國內(nèi)外正式期刊投稿格式，且作者為第一作者、山東大學為第一署名單位；

（4）外語水平證明；

2.導(dǎo)師、學院對研究生提交的材料進行審核，在《山東大學資助研究生參加國際學術(shù)會議（境外）申請表》上簽署意見，并由主管院長簽字蓋章；有兩名及以上學生參加同一會議，學院須推薦排序,未資助者優(yōu)先考慮。

同時提交簽字蓋章《山東大學因公出國、赴港澳申報表》,詳見“二、辦理出國（境）審批手續(xù)”

   3.學院填寫《山東大學在校研究生參加國際學術(shù)會議匯總表》，并加蓋單位公章，與申請材料一并交至研究生院培養(yǎng)辦公室（明德樓B317）。

二、辦理出國（境）審批手續(xù)

1.個人申請：

（1）國際事務(wù)部網(wǎng)站——出入境事務(wù)——出國出境——相關(guān)下載——《山東大學因公出國、赴港澳申報表》，附并邀請信復(fù)印件及中文翻譯件等材料，詳見國際事務(wù)部網(wǎng)站。

2.學院審核：《山東大學因公出國、赴港澳申報表》需所在單位負責人簽署意見并加蓋公章（醫(yī)學類研究生此處由齊魯醫(yī)學部審核簽字蓋章）。

3.研究生院：B317審核-B305簽字-B331蓋章。

4.國際事務(wù)部辦理審批手續(xù)：國際事務(wù)部C315。

5.赴臺灣審批程序同上，具體見國際事務(wù)部網(wǎng)站。

三、報銷流程(每周三上午)

研究生院經(jīng)費報銷范圍包括機票、住宿費、會議注冊費等；伙食費和差旅補助等不在報銷范圍內(nèi)。

1.報銷之前請將電子版的會議總結(jié)、參會照片等材料發(fā)到郵箱hwjl@sdu.edu.cn。

2.攜帶護照、發(fā)票等參會相關(guān)材料至國際事務(wù)部（明德樓C315）辦理核銷手續(xù)。

國際事務(wù)部會審核后，提供簽字蓋章的“山東大學因公出國境外匯開支預(yù)算表”、“臨時出國境用匯核銷單”。

3.財務(wù)報賬大廳審核、填寫報銷單

（1）攜帶國際事務(wù)部出具的“山東大學因公出國境外匯開支預(yù)算表”、“臨時出國境用匯核銷單”、“山東大學出國赴港澳任務(wù)批件”到財務(wù)報賬大廳11號“外匯報銷”窗口審核。

（2）從財務(wù)報賬大廳領(lǐng)取 “山東大學差旅費結(jié)算表”，將其余發(fā)票按要求粘貼填寫，并請財務(wù)人員核實是否符合報銷要求。

4.辦理好以上手續(xù)，攜帶已填寫并粘貼的“臨時出國境用匯核銷單”和“山東大學差旅費結(jié)算表”等報銷單據(jù)及參會相關(guān)材料至研究生院培養(yǎng)辦（明德樓B317）辦理相關(guān)手續(xù)。參會相關(guān)材料包括：

（1）會議日程安排（含有本人發(fā)言或報展的日程頁原件、復(fù)印件）、會議論文集等會議材料；

（2）護照原件及首頁和標有出入境日期頁面的復(fù)印件；

（3）相關(guān)發(fā)票原件；

（4）山東大學出國赴港澳任務(wù)批件（由國際事務(wù)部出具）。

四、其他

1.已經(jīng)獲得資助名額者，如未能成行，資助名額自動取消，不可轉(zhuǎn)為資助參加其它會議、不得轉(zhuǎn)讓他人使用；改為申請其它會議參會資助者，須重新申報。

2.如申請人正在境外交流，欲往第三地參加國際會議則暫不能申請該項目資助。

3.2017山大公派項目QQ群 237251702，入群者申請加入?yún)⒓印皣H會議討論組”。